8.1 Zgłoszenie papierowe na formularzu jednolitego dokumentu administracyjnego - wprowadzenie
Zasadą wynikającą z art. 6 ust. 1 UKC jest odejście od papierowej formy składania zgłoszeń celnych i wprowadzenie zgłoszeń elektronicznych jako formy podstawowej, jednakże od tej zasady wprowadzono wyjątki, o których mowa w art. 6 ust. 3 i 4 UKC, czyli zgłoszenie inne niż elektroniczne można stosować w następujących przypadkach:
- w sposób stały, w sytuacjach gdy jest to należycie uzasadnione rodzajem obrotu lub gdy stosowanie technik elektronicznego przetwarzania danych nie jest odpowiednie dla załatwiania formalności celnych. Przykładem jest złożenie zgłoszenia w formie papierowej przez podróżnych, którzy mogą złożyć zgłoszenie celne w formie papierowej w odniesieniu do przywożonych przez nich towarów (art. 143 rozporządzenia delegowanego);
- tymczasowo, w przypadku wystąpienia czasowej awarii systemów teleinformatycznych organów celnych lub systemów teleinformatycznych przedsiębiorców;
- Komisja Europejska może w wyjątkowych przypadkach przyjmować decyzje umożliwiające jednemu państwu członkowskiemu lub większej ich liczbie korzystanie ze sposobów wymiany i przechowywania informacji innych niż techniki elektronicznego przetwarzania danych.
Decyzja o przyznaniu odstępstwa musi być uzasadniona specyficzną sytuacją wnoszącego o nie państwa członkowskiego; odstępstwo jest przyznawane na określony czas. Odstępstwo podlega okresowemu przeglądowi i może być przedłużane na oznaczone okresy na wniosek korzystającego z niego państwa członkowskiego. Odstępstwo jest odwoływane, gdy przestaje być uzasadnione.
Odstępstwo nie wpływa na wymianę informacji między korzystającym z niego państwem członkowskim a innymi państwami członkowskimi ani na wymianę i przechowywanie informacji w innych państwach członkowskich zgodnie z przepisami prawa celnego.
Zasady stosowania i drukowania formularzy jednolitego dokumentu administracyjnego określone zostały w załączniku B-01 do rozporządzenia delegowanego oraz w załączniku 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 września 2016 r. w sprawie wypełniania zgłoszeń celnych.
Uwaga 1 Zgłoszenia celne, o których mowa w:
- art. 144 ust. 1 oraz w kolumnie H6 w sekcji 1 rozdziału 3 tytułu I w załączniku B do rozporządzenia delegowanego,
- art. 143a ust. 1 oraz w kolumnie H7 w sekcji 1 rozdziału 3 tytułu I w załączniku B do rozporządzenia delegowanego
– składane są wyłączenie w formie elektronicznej do systemu AIS/e-COMMERCE, bez możliwości stosowania zgłoszeń papierowych z zastosowaniem jednolitego dokumentu administracyjnego.
Uwaga 2 W przypadku zgłoszeń celnych do procedury wywozu i procedury tranzytu stosowana jest elektroniczna forma zgłoszenia. Art. 6 ust. 1 UKC wprowadza obowiązek stosowania środków elektronicznych w celu dopełnienia formalności celnych. W przypadku czasowej niedostępności systemu elektronicznego organów celnych lub podmiotów gospodarczych art. 6 ust. 3 lit. b) UKC dopuszcza stosowanie środków innych niż techniki elektronicznego przetwarzania danych.
W art. 8 ust. 1 lit. b) UKC przyznane zostały Komisji uprawnienia wykonawcze do ustanowienia przepisów proceduralnych dotyczących wymiany informacji za pomocą środków, o których mowa w art. 6 ust. 3 UKC.
Uprawnienia te nie były dotąd wykorzystywane do wywozu i tranzytu. Głównym tego powodem są bardzo wysokie wskaźniki dostępności systemów obsługujących zgłoszenia celne w wywozie - system AES/ECS2 i tranzycie – system NCTS2.
Od zakończenia okresu przejściowego dla systemów obsługujących zgłoszenia celne w wywozie i tranzycie w przypadku ich awarii zastosowanie ma art. 105 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2023/1070 z dnia 1 czerwca 2023 r. w sprawie warunków technicznych, rozwijania, utrzymywania i użytkowania teleinformatycznych, systemów wymiany i przechowywania informacji, na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 (Dz. Urz. L 143/65). Przepis ten stanowi, co do zasady, że środki ciągłości działania umożliwiające przedsiębiorcom i innym osobom dopełnienie niezbędnych formalności celnych w przypadku czasowej niedostępności systemów unijnych, w tym systemów obsługujących zgłoszenia celne w wywozie i tranzycie, są określane przez zainteresowane państwa członkowskie. W tym celu dopuszczalne są środki inne niż techniki elektronicznego przetwarzania danych.
W art. 105 ust. 4 i 6 przewidziano odstępstwo od ogólnej zasady określonej w art. 105 ust. 1 w przypadku tymczasowej niedostępności, odpowiednio, systemów obsługujących zgłoszenia celne w wywozie i tranzycie, poprzez ustalenie, że stosowany będzie plan ciągłości działania określony przez państwa członkowskie i Komisję. Ze względu na międzynarodowy charakter operacji wywozowych i tranzytowych, czyli wymianę komunikatów elektronicznych w tych systemach w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej, zasadne jest, aby państwa członkowskie (w przypadku tranzytu – także inne kraje – strony konwencji o wspólnej procedurze tranzytowej) stosowały w procedurze awaryjnej takie same dokumenty, dla zapewnienia lepszej przejrzystości i jednolitości. Dlatego też opracowywane są na poziomie Komisji wytyczne w tym zakresie.
Zainteresowane organy celne dopilnowują, aby informacje przekazane podczas niedostępności systemu przy użyciu środków ciągłości działania określonych przez dane państwo członkowskie były udostępniane w odpowiednich systemach teleinformatycznych w terminie siedmiu dni od ponownego udostępnienia odpowiednich systemów teleinformatycznych, jak określono w art. 105 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2023/1070 z dnia 1 czerwca 2023 r.
Awaria systemu oznacza brak jego dostępności. W takich przypadkach następuje przejście na obsługę formalności wywozowych i tranzytowych w procedurze awaryjnej realizowanej z wykorzystaniem innego komponentu informatycznego (w Polsce jest to system KOMUNIKATOR PLUS) lub wydruku dokumentu towarzyszącego przesyłce, tj. odpowiednio dokumentu EAD lub TAD. Jest to podejście zgodne z przepisami i wytycznymi unijnymi.
Kierując się zatem ratio legis przepisu art. 143 rozporządzenia delegowanego w odniesieniu do podróżnego oraz mając na uwadze zasadę ekonomiki postępowania, a także zasadę odbiurokratyzowania procesów oraz zapewnienie przyjaznej formy wypełnienia formalności celnych, przyjęto w Polsce, że deklarowanie towaru do wywozu lub tranzytu przez podróżnego będzie realizowane na zasadach analogicznych jak dla procedur awaryjnych ww. systemów, tj. z wykorzystaniem wydruku EAD lub TAD.
- wydruku wywozowego dokumentu towarzyszącego (EAD) w przypadku wywozu, lub
- wydruku tranzytowego dokumentu towarzyszącego (TAD), uzupełnionego, w razie potrzeby, o wydruk wykazu pozycji (LoI), zgodnych ze wzorami określonymi, odpowiednio, w załączniku B-02 i B-03 do rozporządzenia delegowanego, w przypadku tranzytu.
Tryb taki jest rekomendowany przez KE w dokumentach unijnych. Dokumenty EAD i TAD zawierają wszystkie dane wymagane w zgłoszeniu wywozowym i tranzytowym zgodnie z aktualnymi, określonymi w przepisach wymogami. Zapewnia także podmiotowi przyjazne środowisko realizacji obowiązków oraz gwarantuje sprawne ich przeprowadzenie.
W przypadku awarii systemu obsługującego zgłoszenia celne przywozowe następuje przejście na obsługę formalności w procedurze awaryjnej realizowanej z wykorzystaniem innego komponentu informatycznego (w Polsce jest to system KOMUNIKATOR PLUS), podobnie jak w przypadku wywozu i tranzytu.
W konsekwencji powyższego, standardowe zgłoszenie celne w formie papierowej będzie wykorzystywane tylko w przywozie dla potrzeb zgłoszenia towarów przywożonych przez podróżnego, zdefiniowanego w art. 1 pkt 40 rozporządzenia delegowanego albo w przypadku równoczesnej awarii zarówno AIS/IMPORT PLUS jak i KOMUNIKATOR PLUS.